6 žingsniai, kaip geriau valdyti laiką: interviu su Russellu Bishopu

Šiandien man malonu pakalbinti Russellą Bishopą, šiuo metu vyresnįjį „Huffington Post“ vyriausiąjį redaktorių ir konsultantų ir koučingo bendrovės „Bishop & Bishop“ įkūrėją. Russellas yra daugelio straipsnių apie pasirinkimo galią ir sąmoningumą autorius, jis turi dvi knygas. Asmenybės ir organizacijos pertvarkymo ekspertas Russellas yra treniravęs vadovavimo komandas, verslininkus ir generalinius direktorius 34 pasaulio šalyse. Jis skaitė paskaitas UCLA, Teksaso ir Vašingtono universitetuose. Russellas įgijo edukacinės psichologijos magistro laipsnį Kalifornijos universitete ir šiuo metu gyvena Santa Barbaroje, Kalifornijoje.

Džiaugiuosi, kad mano vyras Erikas neišgirdo mūsų pokalbio, nes Erikas kelis mėnesius mane sekė, kad tvarkytų mano el. Laiškus ir ištrintų man nereikalingus. Vienu metu Russellas manęs paklausė, kiek pranešimų turiu savo el. Pašto dėžutėje. Neradau numerio. Galiausiai aš tik pradėjau pridėti visus el. Laiškus iš savo penkių sąskaitų ir pasakiau, kad šis skaičius siekia apie 70 000.

Jis garsiai nusijuokė.

"Ką?" Aš pasakiau: „Ar tai daug?“

Bet kokiu atveju man labai reikia laiko planavimo ir organizacinio pasirengimo, ir man visada patiko Russello įrašai „The Huffington Post“. Taigi norime pasidalinti su jumis kai kuriais jo organizaciniais patarimais!

Therese: Jūsų įraše „Ar daugiafunkcinis darbas jums naudingas?“ paaiškinate skirtumą tarp daugiafunkcio ir daugiatikslo. Pirmoji lemia pusiau užduotis, o tai nerekomenduojama. Kaip išvengti pusiau užduočių?

Russellas: Manau, kad pirmas dalykas, kurį turime padaryti, yra sutelkti dėmesį į tai, ką darome. Daugumą žmonių blaško tai, kas yra priešais juos. Jie gauna el. Laišką, todėl jį perskaito. Tada jie kažko siekia ir randa užrašą, kurį pamiršo tęsti ir t. T. Jie mato daiktą, kuris yra tiesiai priešais save. Ir jie tai daro, daug negalvodami.

Therese: Taigi jūs sakote, kad turime naudoti keturių kvadratų laiko valdymo sistemą, kurią Stephenas Covey pateikia savo knygoje „Septyni labai sėkmingų žmonių įpročiai“, kaip atskirti skubius nuo svarbių?

Russellas: Tiksliai. Tai klasikinė formulė - neatidėliotina, palyginti su svarbia, padedanti žmogui skirti tam tinkamą dėmesį - įvertinti jo vertę, kad neskubūs dalykai netaptų skubiais. Nes pagrindinis gaudesys, kurį girdžiu iš savo klientų, yra tai, kad jie nuolat gina gaisrus. Aš jiems sakau: „Nebūkite įmonės padegėju“.

Therese: Skamba gerai, bet kaip tai padaryti?

Russellas: Veikdamas šiek tiek panašiau į gaisrinę. Ar tie vaikinai gali sau leisti susidurti su padanga ar dėl sunkvežimio mechaninių problemų? Ne. Gyvenimai priklauso nuo jų pasirodymo be kliūčių. Taigi jie imasi visų būtinų atsargumo priemonių, kad jie būtų pasirengę. Jie prižiūri sunkvežimį. Jie dalyvauja atitinkamuose mokymuose.

Therese: Aš su jumis, bet kaip tai geriau paversti laiką valdymu?

Russellas: Aš manau, kad norint neužgesinti gaisrų asmeniniame ir profesiniame gyvenime, reikia: 1. Gauti planą, 2. Įsitraukti ir 3. Padaryti tai. Kiekvienai užduočiai priskiriate vertę ir nusprendžiate, kaip ją atlikti, kad tai, kas liko nepadaryta, nedegtų ir nekeltų didžiulės problemos.

Therese: Gerai, taigi, kai jūs gaunate el. Laišką arba kas nors paprašo jūsų ką nors padaryti, kaip jūs įgyvendinate šį priešgaisrinės apsaugos planą?

Russellas: Turiu šešių klausimų seriją, kurią sau užduodu, kad galėčiau apdoroti informaciją.

1. Kas tai yra? Ar tai yra dalis informacijos? Ar yra kažkas, ką turiu padaryti?
2. Kokių veiksmų reikia imtis? Kiek tai užtruks? Jei tai mažiau nei dvi minutės, ar galiu tai padaryti tiesiog dabar?
3. (Jei tam reikia daugiau laiko nei dvi minutės) Kokia vertė rodoma, jei aš tai padarau? Koks poveikis?
4. Ar verta tai daryti? Kokios pasekmės, jei aš tai darau, ar jei aš to nedarau?
5. Ar tai yra mano atsakomybė, ar tai yra kažkas kitas? Kas atsakingas už tai valdyti?
6. Ar turi terminą? Ar tai reikia padaryti tam tikrą dieną? O jei tai nėra mano atsakomybė, ar aš turiu tęsti?

Therese: Ką jūs pasakytumėte, yra didžiausia klaida, kurią darome tvarkydami savo laiką?

Russellas: Manau, kad visada turime įsitikinti, kad tai, ką darome, yra susieta su prasmingu tikslu ir tokiu būdu kiekvienai užduočiai priskiriame asmeninį vientisumą.